Kennis, controles en rapportages
Dat een Hogeschool in Eindhoven een pittige tijd te wachten stond toen ze aansloten op Studielink, het digitale aanmeldcentrum voor studenten in het hoger onderwijs, was te verwachten. De externe uitvoerder van het project zou volgens afspraak alleen zorg dragen voor een technische aansluiting. Er was geen traject opgenomen voor de overdracht van kennis en documentatie. Het was dan ook onvermijdelijk dat met het vertrek van de externe partner veel parate kennis de deur uit ging.
Door deze knowledge drain liep de organisatie tijdens de eerste maanden regelmatig achter de feiten aan. Functioneel beheer werd vrijwel dagelijks geconfronteerd met situaties en vragen waar ze geen antwoord op had. Dat is helaas niet ongebruikelijk na de overdracht van een groot project. Wel uitzonderlijk waren de manier waarop en de mate waarin functioneel beheer aan de slag moest om de ontbrekende kennis aan te vullen. Er is die periode veel kostbare tijd en energie besteed aan speurwerk in de achtergelaten projectdocumentatie en het uitvoeren van ad hoc testen om te kijken hoe alles werkte.
Een ander heikel punt waren de controles en rapportages waar nog volop aan gewerkt werd. Hoeveel aanmeldingen hebben we dit jaar? Hoeveel nieuwe studenten? Loopt ons systeem wel synchroon met Studielink? Vaak komen controles op de tweede of derde plaats. "Eerst zorgen dat het werkt, daarna komt de rest wel." Een idee dat uitgaat van twee bedenkelijke aannames: 1) straks hebben we meer tijd, 2) het tijdig kunnen uitvoeren van controles en opleveren van cijfers is minder belangrijk dan het opleveren van functionaliteit.
Deze denk- en werkwijze veroorzaakt problemen die makkelijk buiten het gezichtsveld vallen, maar daarom niet minder gevaarlijk zijn. Het wordt vaak later pas duidelijk hoeveel tijd er voor goede controles en rapportages nodig is en wat de gevolgen zijn als er te laat aan de ontwikkeling is begonnen. Als Sennac kunnen we organisaties helpen door te wijzen op het gevaar dat ze lopen wanneer de borging van kennis en het ontwikkelen van controles en rapportages prioriteit X+1 krijgen. Zet ze aan het nadenken en vooral…. denk met ze mee.
